2024.05.28
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【BtoBテレアポシステムのリスト管理ツール】効果的な活用・選定ポイント

#CRM連携 #CTI活用 #トークスクリプト #リスト管理 #営業支援 #業務改善(効率化) #省人化 #通話品質 #通話録音

法人企業をターゲットにしたBtoBテレアポシステムで成果を上げるには、顧客情報をまとめた顧客リストをきちんと管理する事が不可欠です。特に、テレアポでは大量の顧客に架電する必要があるため、顧客のサービスへの関心度別や商材ごとなどカテゴリー分けできる便利ツールを導入する事も重要です。

本記事では、BtoBテレアポシステムのリスト管理ツールを効果的に活用する方法や、ツールを選定する際に気を付けたい点についてご紹介するので、現在の顧客リスト管理方法を効率化し改善したいという方は是非参考にしてください。

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テレアポシステムのリスト管理ツールとは

テレアポシステムのリスト管理ツールは、電話営業活動を効果的に管理するためのソフトウェアやアプリケーションであり、最近では「アウトバウンドコールシステム(アウトバウンドCTI)」とも呼ばれます。

これらのツールは、営業担当者が顧客リストを管理し、電話でのコンタクトやフォローアップする際に役立ちます。エクセルやCRMよりも詳細な電話内容や履歴を管理でき、営業代行やコールセンターなどで利用されています。

一般的な機能には、顧客情報の入力、ワンクリックコール、通話記録、音声録音、通話データの集計によるレポート出力、再コールのリマインダー設定などがあります。

これらのツールは、営業プロセスの効率化や顧客関係の強化に役立ちます。

BtoBテレアポシステムのリスト管理ツールを効果的に活用するポイント

顧客情報の整理

テレアポシステムのリスト管理ツールを効果的に活用するには、必要な顧客情報を整理しておくことが大切です。具体的には、架電日時・顧客名(企業や担当者の名前)・連絡先・業種・ウェブサイトのURLなどの情報が必要です。なぜなら、これらの情報は架電前に顧客企業に対する適切なアプローチ戦略を立てるうえで重要だからです。情報が不明の場合は、架電時の際のヒアリングやインターネット上でリサーチし、テレアポリストに追加すると良いです。

また、昔のアップデートされていない古い情報を使用すると、架電先に繋がらないなど、テレアポ成果に悪影響を及ぼします。よって、会社や担当者の連絡先の変更など、頻繁に変わる可能性の高い情報は新しいものを反映させましょう。

顧客ターゲットを明確化させる

また、テレアポをする際の顧客ターゲットを明確にすることも欠かせません。リストに記載されているからといって計画もなしにむやみやたらに架電をかけていくのは非効率的です。よってここでは、自社の提供しているサービスにニーズのありそうな顧客などを戦略的に選定することが求められます。

ターゲットの特定では、相手企業の展開しているサービス・企業規模・自社との過去の取引履歴・関心事などの要素を考慮し、テレアポシステムのリスト管理ツールに追加していくと効果的です。

アプローチ顧客の優先順位を決める

ターゲットを明確化した後は、それぞれの顧客の受注確度に基づいてアプローチ先の優先順位を決め、それらをリスト管理ツールに反映することをおすすめします。例えば、過去に取引した企業はサービスを認知しており、信頼関係も築いているため、受注確度が高いです。一方で、一度も接触したことのない企業はサービスの説明から始める必要があり、受注するまでに多くの時間と費用を要します。

上記のことから、ツールの活用では、顧客を受注確度や過去の接触履歴別にリストを分類し、アプローチしていく顧客の優先順位を決めることが大事です。また、未接触の顧客には、サービスの説明やメリットなどの情報を提供することで、関心を引き付けることができます。これにより、貴重な時間とリソースを効果的に活用し、受注の可能性を最大化することができます。

BtoBテレアポシステムのリスト管理ツールを選定する際のポイント

導入目的に沿ったものを選ぶ

まず、導入する目的に沿ったツールを選定することが大切です。例えば、ターゲットの情報収集を増やしたいという目的の場合、業種・地域・企業の規模などに関する情報をツールが分類し管理できるかが重要です。他にも、コスト削減が必要という場合は、導入の初期費用や維持費用に掛かる金額を把握したうえでツールを選ぶことが肝心です。このように自社の現状を明確にし、目的を設定してから最適なツールを選択するのがベストです。これらに関する情報がサービスサイトなどで提供されていない場合は、直接問い合わせることも有効です。

利用しやすいツールを選ぶ

会社など大規模な人数で利用する場合は、誰でも使いやすいリスト管理ツールを導入することが重要です。その理由は、使いにくいUIを持つツールでは、使い方を教えるための時間や人的コストがかかり迅速な導入が出来ないためです。よって、比較的シンプルで多くの工数を必要としないわかりやすいツールの導入をおすすめします。さらに、数日間~数週間の無料トライアルが提供されているツールもあるため、お試しでこれらを利用し、使いやすさや自社のニーズに合うかどうかを確認するのもいいでしょう。

アプローチしたい業界に強いツールを選ぶ

ツール選定の際には、アプローチしたい業界に強みを持つツールかどうかも確認しましょう。一部のツールは、「独自のデータ分析により業界情報を提供」とうたっていますが、対象業界に関する情報が不足している場合もあります。また、顧客リストの受注傾向を分析する機能についても、対象業界の分析力が十分に備わっているかを確認することが重要です。

「必要なデータが不足していた」「思ったよりもリストアップ数が少なかった」という課題を避けるためにも、事前にリスト管理ツールの機能について問い合わせをしたり導入事例を参考にしながら充分に確認しておきましょう。

BtoBテレアポシステムのリスト管理に役立つComdesk Lead (コムデスク)

カスタマイズされたWorkgroupごとのリスト管理

Comdesk Lead(コムデスク)では、一般的な顧客情報のデータベース管理に加え、Workgroupごとの管理が可能です。Workgroupとは、企業の商材やプロジェクト、業界、業種、地域など、お好みでカテゴライズできるグループです。これにより、架電ステータスや架電結果などの情報をそれぞれのグループにリスト管理することができます。この機能では、分析時に各カテゴリーごとのデータを紐づけて出力することが出来るため、テレアポ時の戦略立案や効率向上に貢献します。

なぜなら、膨大なテレアポリストをカテゴリー別で管理することで、各顧客の共通点が明らかになることがあります。例えば、「この地域は~のニーズが顕著である」といった分析結果は、アプローチ戦略に直結し、効果的なテレアポ活動を実現するための有益な情報となります。

さらに、アポ取得の要因や架電先のニーズの調査なども、事前に設定したオプションから選択することができます。これにより、架電後の報告作業や顧客情報の確認時の作業効率が向上します。また、情報を最新のものに更新する際も簡単にアップデートできるため、受注確度別に変容しやすい顧客のステータス状況を容易に変更・把握できます。

また、架電した際にクレームを受けた会社などを架電禁止リストに追加できる機能もあるため、事前にアプローチしてはいけない相手に対して適切な対策が取れます。こうした対策をしておくことで、会社の評判への悪影響や、架電先とのトラブルを防ぐことが出来ます。

つながり率などの定量データを確認できる

Comdesk Leadの通話分析ダッシュボードの一部

Comdesk Leadの通話分析ダッシュボードを使うと、接触しやすい曜日や時間帯を感覚ではなく、定量的なデータとして見える化できるので、接続率アップが可能です。

一般的に、打ち合わせの少ないお昼前や、出先から戻ってデスクワークを行っている可能性の高い夕方などが電話が繋がりやすい時間帯であると認識されていますが、これらが必ず正しいとは言い切れません。このように、統計的に処理できていない経験を頼りにテレアポを進めてしまうと、成果に結びつきません。

また、経験のあるベテランオペレーターが感覚的に実施し成果を上げているノウハウや手法は、新人が実施するには難しいことがほとんどです(上記の架電時間帯の把握など)。よって、通話分析によって定量化されたデータを振り返ることで、組織全体のテレアポスキルを向上させることが出来るのです。

携帯回線のかけ放題プランで料金の定額化が可能

料金体系 月額料金制(6,000円/ID)
特徴CTIシステムでも唯一携帯電話との連携が可能
メリット初期費用がかからない
携帯電話のかけ放題プラン利用で、通話料金の定額化/コスト削減

Comdesk Lead (コムデスク)はコールシステムCTIツールの中でも唯一携帯回線を併用できるため、携帯キャリア会社が提供するかけ放題プランを利用することで、料金の定額化が可能になります。通常、テレアポは多くの架電を必要とし、他社サービスによくある従量課金制度などでは通信コストが大幅にかさんでしまう恐れがありますが、Comdesk Lead(コムデスク)では大規模な人数の会社さまでもコスト管理が簡単です。

080/070/090番号で繋がり率・折り返し率も格段にアップ!

Comdesk Lead (コムデスク)の携帯回線では、090/080/070などの携帯番号を使用することが出来るため、テレアポで重要なKIPである繋がり率や折り返し率を格段にアップさせることが出来ます。

050や03などから始まる電話番号は親しみのない番号であり、そのため警戒されやすくなります。しかし、携帯電話番号を使用することで、このような警戒心が軽減され、相手が電話に応答したり折り返してくれる可能性が高まります。こうした効果は、テレアポの成果にも直結するのです。

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まとめ

本記事では、BtoBテレアポシステムのリスト管理ツールを効果的に活用する方法や、ツールを選定する際のポイント、リスト管理に役立つコールシステム(CTI)Comdesk Lead (コムデスク)についてご紹介しました。

テレアポの成果を左右する大きな要因であるリストのツールでの管理は、営業プロセスの効率化や顧客との関係構築、収集されたデータの分析・アプローチ戦略立案に役立つなど多様なメリットが存在します。これらのメリットや機能を効果的に役立てたい方は、導入前に自社の目的や課題を明確化させる、誰でも利用しやすいツールを選ぶ、テレアポでアプローチしたい業界に最適なツールか確認する、などきちんと比較検討しましょう。

コールシステム(CTI )Comdesk Lead(コムデスク)の紹介動画

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この記事を書いた著者 森下哲郎

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