結論：テレアポリストは、ターゲット条件と除外条件を先に決め、企業名・電話番号・所在地・URL・架電履歴などの項目を統一ルールで表にまとめ、架電結果のステータスで更新し続けるのが基本です。

リストは一度作って終わりではありません。架電の結果をリストに書き戻し、アポにつながった企業の特徴を次のリスト作りに生かすことで、かけるほど精度が上がっていきます。本記事では、作る前に決めること、集め方、必要な項目と入力ルール、管理方法の比較、架電結果の記録と見直し、運用の注意点を順に解説します。

テレアポリストとは

テレアポリストとは、電話でアポイントを取るために架電先の企業情報と架電の履歴をまとめた一覧のことです。営業リスト・架電リストとも呼ばれ、誰に・いつ・どんな結果だったかを残すことで、チームで同じ相手に重ねてかけたり、約束した再架電を忘れたりするのを防ぎます。

企業の電話営業の種類

企業の電話営業には、インバウンド（問い合わせ対応）とアウトバウンド（能動的な営業）の2つの主要なアプローチが存在します。ただし、これらの用語は業界によって異なる意味を持つことがあります。アウトバウンドは電話を活用した積極的な営業活動を指し、新規開拓営業と反響営業ではアプローチ方法が異なりますが、コールセンターや営業代行において、どちらも商品の販売を主な目的としています。

アウトバウンドコールの種類

さらに、アウトバウンドコールは大きく分けると、新規顧客開拓を担う営業活動と既存の見込み顧客へのアプローチの２種類に分けられます。新規顧客獲得を担当する営業活動では、通常、未接触のお客様から成る「白地リスト」や電話帳のデータなどを含む架電先リストをベースに、営業電話が行われます。この手法は、テレアポなどで使用されるアプローチに該当します。

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電話営業におけるリストの種類とは？

リストには大きく3つあります。これまで企業との接触がなく、初めてアプローチをかける顧客から成る「白地リスト」。そこへアプローチした結果、レスポンスのあった顧客から成る「ハウスリスト」。「ハウスリスト」の中から成約した「顧客リスト」です。

それぞれを時系列で表すと、このような関係になります。

テレアポリストを作る前に決めること（ターゲット・除外条件）

リスト作りで最初に決めるのは「どの企業にかけるか」と「どの企業にはかけないか」の二つです。ここが曖昧なまま集め始めると、件数は増えても話を聞いてもらえない相手ばかりになります。

電話営業における白地リストの重要性

最終目的は「顧客リスト」を作ることですが、その前段階のプロセスで「白地リスト」から「見込客リスト」を作らねばなりません。ならば、「白地リスト」をどうやって集めればいいのか。重要なのは“見込客になりそうなリストを見つける”ことです。白地の状態からからあなたのアプローチやオファー（提案）に「興味がある」という意思表示をしてもらう。これが質の高い「見込み客リスト」を集めるポイントです。

新しい製品やサービスを市場に認知させる際、それに関連するターゲット市場や顧客セグメントが未知の場合があります。白地の営業リストを作成して、新商品の販売先を特定し、アプローチすることが重要です。

作成時のポイント

白地の営業リスト作成をする際に気をつけたいことには、以下の二点が挙げられます。

• ニーズの高い業界や地域、顧客属性の特定
• 最適な作成・管理方法の選択

ニーズの高い業界や地域、顧客属性の特定

最初に、対象となる顧客のニーズを正確に理解することが不可欠です。商材が求められない層の情報を収集しても成果が上がらず、その後の作業が無駄になる可能性があります。

既存の顧客傾向のデータがあれば、それを分析し抽出することが効果的です。もし営業リスト作成に使用できるデータがない場合は、営業担当者と協力してブレインストーミングを行い、複数の仮説を出し合い、高い可能性を持つ顧客を見つけることが重要です。

最適な作成・管理方法の選択

データの抽出や作成にはさまざまな手段があり、それぞれが特長を持っています。例えば、工数は少なく済むが条件の絞り込みが緩い手法や、詳細に抽出できるがそれなりに工数がかかる手法などがあります。最適な手段を選択することで、作成プロセスをスムーズに進められるため、十分な検討をしましょう。

除外条件を先に決めておく

ターゲット条件と同じくらい大切なのが除外条件です。リストに入れる前に外しておくと、無駄な架電とトラブルを減らせます。

• 既存の取引先や、すでに商談中の企業（営業担当や他部署と重ならないように）
• 過去に「今後は電話しないでほしい」と言われた企業・番号
• ターゲット条件（業種・地域・規模など）から外れる企業
• 同じ企業の重複（社名の表記ゆれ、代表番号と支店番号の重なりを含む）
• 移転・閉業などで情報が古くなっている企業

テレアポリストの集め方

リストの集め方は、大きく分けて自社に蓄積したハウスリスト、リスト業者などから入手する外部リスト、Webや公開情報を使って自分たちで調べる方法の三つです。それぞれ向き不向きがあるので、ターゲットと使える時間に合わせて組み合わせます。

白地の営業リスト作成における収集方法

白地の営業リストを獲得するには、多くの方法があります。以下に無料・有料での収集方法をまとめたので、参考にしてみてください。

テレアポリストに必要な項目と入力ルール

テレアポリストに最低限必要なのは、企業名・電話番号・架電ステータス・最終架電日の四つです。これに所在地や業種、取得元などを足しておくと、後から「どんな企業がアポにつながりやすいか」を分析できます。

入力ルールをそろえる

項目をそろえても、人によって書き方が違うと検索や重複チェックがうまく働きません。リストを作り始める前に、次のようなルールを決めてチームで共有しておきます。

• 1行に1企業を入れる（支店や拠点を別の行にするかどうかも決めておく）
• 全角・半角、法人格の書き方、電話番号の書き方をそろえる
• 業種やステータスなど、決まった値しか入らない項目は選択式（プルダウン）にする
• セル内で改行しない。カンマや引用符を入れない（CSVで取り込むときに崩れる原因になります）
• 取り込む前に、企業名と電話番号で重複がないか確認する

テレアポリストの管理方法の比較（Excel・CRM・CTI）

管理方法は、架電する人数とリストの量、架電結果をどこまで活用したいかで選びます。少人数で始めるならExcelやスプレッドシートでも十分ですが、複数人で同時にかける段階になると、履歴と再架電の管理を手作業で続けるのは難しくなります。

ツールごとの選び方は「テレアポリストの管理ツールとは？活用法や選び方を徹底解説」でも詳しく紹介しています。

白地の営業リストの作成・管理方法

具体的な白地リストの作成・管理方法には、主に以下の三つの例が挙げられます。

• Excel
• 顧客管理ツール
• 外注業者

Excel

自社内でExcelを使用することで、手軽に顧客リストを作成し、管理するコストを抑えることができます。具体的な作成手法として、Excelの横軸に企業情報や受注確度、受注内容を配置し、縦軸には顧客No.を順に振っていくと良いでしょう。

新しい見込み客が発生した場合は、名刺交換などから得た情報を追加し、アプローチや商談を進める過程で受注確度が変化するたびにデータを更新します。Excelのフィルター機能を利用すれば、顧客の検索が簡単に行えます。

ただし、Excelの利用には入力作業の手間や人件費の負担、誤入力のリスクが伴います。特に、営業リストの行が１行ずれるといったミスがあると、顧客情報に不整合が生じ、営業活動に支障をきたす可能性が高まります。

顧客管理ツール

自社内でExcelを使用して営業リストを管理するよりも、顧客管理ツールの方が効率的で成果を上げやすいです。代表的なツールにはSFA（Sales Force Automation：営業支援システム）とCRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）があります。

SFAは、顧客属性や営業活動に関連する情報を記録・管理し、選択リストを設定して営業リストの作成を容易にします。商談履歴や案件進捗、営業活動で得た情報などを更新でき、情報共有を通じて業務の効率化が図れます。

CRMは、顧客の数値情報だけでなく、属性や接触履歴などの定性情報も管理し、これに基づいた営業活動を可能にします。SFAは営業支援、CRMは顧客管理に焦点を当て、組織的な営業活動と長期的な取引関係の構築が可能です。

一般的に、CRM/SFAは営業部門が効果的な営業リストや支援ツールと考えられており、多くの企業がこれを導入し、成功しています。

外注業者

外部の入力業者に業務を外注すると、営業担当者が自身でデータ入力にかかる負担が軽減されます。時折、オンライン上でクラウドソーシングを通じてワーカーに業務を発注することもあります。

外注業者の利用は、機密情報の保持に関する契約を締結したとしても、情報漏洩のリスクは完全にゼロではありません。情報が漏れると、顧客からの信頼が大きく損なわれてしまいます。一度崩れた信頼を回復するのは非常に難しく、これにより大きな営業活動の機会を失う可能性があるため、注意が必要です。

リストの一元管理

白地リストは、営業活動を通じてハウスリストに進化し、その後顧客リストになります。これにより、「どの営業がどの顧客に対してどのようなアプローチを取ったか、また顧客の反応、趣味嗜好はどうだったか」という情報がセグメント別に一元管理されることで、ナーチャリングフェーズから顧客化するまでアプローチのシナリオが描きやすくなります。

また、リストが一元化されることで、進捗状況と各担当者の行動量も可視化され、次に取るべきアクションが迅速に把握でき、チーム全体で連携しやすくなります。

Comdesk Leadでのリスト・プロジェクト管理

アウトバウンドCTIのComdesk Leadでは、リストを「ワークグループ（商材や案件ごとの箱）＞プロジェクト（リストのかたまり）＞リスト（顧客データ）」の構成で管理します。Excelやスプレッドシートで作ったリストも、CSVファイルにして取り込めます。

• 取り込み：CSVフォーマットに入力してプロジェクトにインポートします。インポート時に「名前」「電話番号」「名前または電話番号」で重複チェックができ、重複したデータは新規追加・上書き・除外を選べます。
• 項目の設定：標準項目に加えて、運用に合わせたカスタム項目を作れます。ヘルプでは、検索しやすくするために項目をなるべく選択式で設定することが勧められています。
• 架電結果の保存：通話を終えたら、応対者・ステータス・通話メモ・アポイント日時・再コール日時を保存します。ステータスは自社の運用に合わせて作成でき、親子関係も設定できます。
• 再架電と架電禁止：再コールを登録したリストは再コールリストで一覧できます。電話を断られた顧客や番号は禁止リストに登録できます。
• チームでの架電：配布コールモードを使うと、同じプロジェクトの未配布リストを複数人に配りながら架電できます。
• 振り返り：活動履歴をワークグループ・アクティビティ結果・リスト・日時で絞り込み、CSVでダウンロードできます。リストは最終架電日時・最終架電者・ステータスなどのシステム項目を含めてエクスポートできます。

アポにつながった見込み顧客は、パイプライン機能で取引として管理できます（参考：パイプライン管理とは？）。Salesforceやkintoneとの連携設定も用意されています。機能の一覧はComdesk Leadの機能紹介をご覧ください。

架電結果の記録と見直し（ステータス例）

架電結果は、自由記述ではなく決まったステータスから選んで残すのが基本です。ステータスがそろっていれば、次に誰へいつかけるかが一目でわかり、リストの質も数字で振り返れます。

ステータスの名前や粒度は商材によって変わります。上の表は一例として、自社の営業プロセスに合わせて調整してください。

架電結果をリストに戻して改善する

集めたステータスは、次のリスト作りの材料になります。月に一度など時期を決めて、次の観点で見直すと効果的です。

• 業種・地域・規模・取得元ごとに、アポ獲得と対象外の割合を比べる。アポにつながりやすい条件に絞り、対象外が多い条件や購入先は見直す
• 不在が多い企業は、かける時間帯や曜日を変えてみる（参考：電話営業（テレアポ）でまず大事なKPIは「通電率」）
• 通話メモから断られた理由を拾い、トークや提案の切り口を直す
• 移転・閉業・番号変更などで使えなくなった情報を更新し、リストを最新の状態に保つ

アポが取れた後の再コールも同じリスト上で管理しておくと、追いかけ漏れを防げます。Comdesk Leadでは、アポイントを登録したリストは自動ではコール対象から外れないため、ヘルプではMyboxに登録して他のユーザーが架電できないようにする方法が案内されています。

運用/管理時のポイント

白地の営業リスト運用/管理をする際に気をつけたいことには、以下の三点が挙げられます。

• 判断基準の一元化
• 継続的な追客活動
• 組織全体での情報共有

判断基準の一元化

白地の営業リストを運用しアポイントメントを開始する段階では、受注可能性をレベルごとにランク付けし、各担当者の判断基準を一元化することが重要です。これにより、リストに統一された判断基準を盛り込み、以降の運用においてロスを最小限に抑えることが可能となります。

例えば、Aランクは非常に興味が強い顧客（受注が期待される）、Bランクは顧客の課題や条件に自社がマッチしている場合（受注の可能性あり）、Cランクは見込みが薄い顧客（受注の可能性なし）といったランク付けが考えられます。ただし、これらは一般的な例であり、業界や企業によって最適なランク付けや判断基準は異なります。

継続的な追客活動

営業活動は通常、1回の商談で完結することは稀であり、特にBtoBの場合は長期にわたる営業活動が必要なことがあります。そのため、継続的な追客活動が不可欠です。営業成果を簡単に断じないよう、長期的かつ継続的に追客しましょう。

組織全体での情報共有

継続的な追客活動を実現するためには、情報を追跡しやすく、全体が一目で把握できるようにすることが重要です。情報の見える化と効果的な情報共有を確立しないと、正確な追及が難しくなります。過去の営業活動の情報を共有することで、属人的な取り組みではなく、組織全体で営業活動を展開できます。

テレアポリスト運用の注意点（個人情報・購入リスト）

テレアポリストには企業や担当者の連絡先が入るため、集め方と扱い方にも気を配る必要があります。

• 取得元と取得日を残す：どこから入手した情報かを記録しておくと、問い合わせを受けたときに説明でき、古い情報の更新にも役立ちます。
• 購入リストは中身を確認してから使う：提供元がどのように情報を集め、いつ更新したかを確認します。取り込む前に重複・古い番号・対象外の企業を除いておきます。
• 担当者個人の情報は個人情報として扱う：担当者名や携帯番号などは、社内で閲覧できる範囲と保管方法を決めておきます。
• 断られた相手には再びかけない：「今後は電話しないでほしい」と言われた相手は架電禁止にし、チーム全員で共有します。消費者向けの電話勧誘では、特定商取引法で断った相手への再勧誘が禁じられています。
• 外部への委託や共有は慎重に：リストの入力や架電を外注する場合は、秘密保持の取り決めに加えて、渡す情報を必要な範囲に絞ります。

白地からのリスト作成におすすめのCTI

白地からのリスト作成におすすめのCTIをいくつか紹介します。おすすめは7点あります。

• Comdesk Lead
• List Navigator.
• サスケ
• BlueBean（ブルービーン）
• Pickcpon
• CALL TREE（コールツリー）
• アポ王コネクト

Comdesk Lead

Comdesk Leadは、IP回線と携帯回線のどちらでも架電できるアウトバウンドCTIです。通話の録音とAIによる文字起こし・要約に対応しており、会話の内容をチームで共有しやすくなります。SalesforceやkintoneなどのCRMとも連携できます。

リストはCSVで取り込み、カスタム項目やステータスを自社の運用に合わせて設定できます。架電結果・再コール・禁止リスト・活動履歴を同じ画面の流れで扱えるため、リスト作りから架電、結果の振り返りまでを一つのツールで回せます。

comdesk.com

List Navigator.

Scene Liveが提供するクラウド型CTIのList Navigatorは、アウトバウンド業務におけるリスト管理、案件管理、オペレーター管理を一元化したなシステムです。

「地域」「時間帯」「有効コール率」などのデータを自動で収集し、テレアポ組織を効率的にマネジメントできるシステムです。利用ユーザーの中には、「入社1ヶ月のテレアポ従業員も問題なく操作できて簡単」という高い評価が寄せられ、その使いやすさも際立っています。

List Navigator.

サスケ

サスケは株式会社インターパークが提供するクラウド型テレアポ管理サービスで、CTIとCRMが一体化した、インサイドセールス専用の見込み顧客育成に強みを持つシステムで、Excel以上SFA以下をコンセプトに、誰でも簡単に利用できる仕様となっています。

どちらかといえば、ハウスリストのナーチャリングに適したCRMツールで、SFAとMAの統合とリードデータの一元管理機能が特長です。

営業とマーケティングの連携が強化されており、利用料金は手頃で、クラウド型なので初期費用や工事が不要です。1,000社以上の導入実績があり、信頼性も高いサービスです。

saaske.com

BlueBean（ブルービーン）

BlueBeanはPBX、CTI、CRMの機能をワンパッケージで提供しています。1ライセンスは月額5000円で、Web上で契約や変更の申し込みが可能です。費用は日割り計算され、他社システムとの連携も無料で提供されているため、既存の顧客管理システムを変更することなくコールセンターシステムを導入できます。

bluebean365.jp

Pickcpon

pickupon（ピクポン）が2023年10月にリリースした新機能は、架電時のウィンドウからボタンひとつでスプレッドシートやExcelに架電情報をコピーできる機能です。これにより、従来手動で行われていた架電結果の手入力時間が省かれ、終話後に即座に情報を保存できるようになりました。スプレッドシートやExcelを架電リストとして利用するユーザーは、毎回の架電結果をリストに簡単に蓄積できます。

pickupon.io

CALL TREE（コールツリー）

CALLTREEはWebブラウザから利用可能で、アプリやソフトのインストールが不要です。1席から利用可能で、テレワークにも対応しています。料金や契約内容については問い合わせが必要ですが、CALLTREEは発信業務から顧客管理、稼働マネジメントまでを網羅し、多岐にわたるコスト削減が期待できます。クラウド型のシステムなので導入費用もリーズナブルで、ユーザーごとではなく回線ライセンスとして課金されるため、コールセンター業務におけるトータルコストを削減できます。

calltree.jp

アポ王コネクト

10年以上の運営実績を持ちテレアポ業務を 最大限に効率化し「最速の架電効率×最安の通話料」を実現するコールシステムです。

アポ王コネクトのプランには、電話をかけていない番号をプレビューコールで伝えるプランと、システムが自動で電話をかけてつながったコールをプレディクティブコールで接続するプランがあります。導入までの日数は最短で2日で、テレアポ担当者の負担を軽減しながら架電数を増やす効果的なシステムです。

apoconnect.jp

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テレアポリストに関するよくある質問

テレアポリストの作り方は？

ターゲット条件と除外条件を決め、ハウスリスト・外部リスト・Web調査などで企業情報を集めます。次に項目と入力ルールをそろえて表にまとめ、重複を除いてから架電を始めます。架電後は結果をステータスで記録し、リストを更新し続けます。

テレアポリストに必要な項目は？

最低限、企業名・電話番号・架電ステータス・最終架電日が必要です。所在地・WebサイトURL・業種・取得元・次回架電日・通話メモを足しておくと、再架電の管理やリストの見直しがしやすくなります。

テレアポリストを無料で集める方法はありますか？

自社の問い合わせや名刺などのハウスリストのほか、法人番号公表サイト、求人サイト、業界団体や展示会の出展企業一覧、企業サイトの検索などで集められます。手作業の時間がかかるため、入力ルールを先に決めておくと後の整理が楽になります。

テレアポリストはExcelで管理しても大丈夫ですか？

少人数で始める段階ならExcelやスプレッドシートでも管理できます。複数人で同時に架電する、架電履歴を残す、再架電を漏らさないといった運用が必要になったら、CRMやリスト管理機能のあるCTIへの移行を検討するとよいでしょう。

購入したリストはそのまま使えますか？

そのまま使うのはおすすめしません。取り込む前に重複・古い番号・ターゲット外の企業を除き、自社の項目と表記ルールに合わせて整えます。提供元がどのように情報を集めたかも確認しておきましょう。

まとめ

テレアポリストは、ターゲット条件と除外条件を決めてから集め、項目と入力ルールをそろえて管理するのが基本です。架電結果をステータスで残し、アポにつながった条件や断られた理由をリストに戻していくことで、次のリストの精度が上がります。

リストの量や架電する人数が増え、Excelでの管理に限界を感じたら、リスト管理と架電を一つにまとめられるCTIの導入も検討してみてください。アポイントの取り方そのものは「電話でアポイントを取る方法｜成功率を上げるコツ・トーク例まで完全解説」で解説しています。

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この記事を書いた著者田中 玲奈

Comdesk Lead ／インサイドセールス

新卒から不動産会社でテレアポ・反響営業を3年経験後、株式会社Widsleyへ入社。現在はComdesk Leadを活用したインサイドセールス組織の立ち上げ・運用に従事。自社CTIを日次で使う立場から、架電効率・アポ率改善のノウハウを発信している。