営業マンにとって、商談先の会社へ赴いたり、営業先であるお店に打ち合わせに行くなど、外回り活動をすることは重要な業務の一つです。同時に、営業担当者が外出中では、社内にかかってきた取引先からの電話に適切に対応することが出来ず、商談が進まず消失してしまう可能性もあります。このようなリスクを防ぐために、スマホなどの社用携帯を活用することは重要です。
本記事では、社用携帯（スマホ）を持つメリットや導入の際に検討すべきポイントについてご紹介するので是非参考にしてください。
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社用携帯とは？
社用携帯とは、会社側が従業員に支給する電話端末（スマホ）のことを指します。社用携帯では、私用目的の使用は禁止され、商談先との連絡手段などビジネスにおけるコミュニケーションの幅を広げ強化するために用いられます。
実際に、20歳～69歳の大/中小企業の経営者・従業員二万人を対象にした、勤め先で現在利用している携帯電話に関する調査では、「会社から支給された携帯電話（社用携帯電話）」が31.5％と高く、様々な会社で広く普及していることが分かります。
社用携帯を持つメリット
次に、社用携帯を導入することで得られるメリットを顧客・会社側の二つの立場から見ていきましょう。
顧客が得られるメリット
営業担当者とのコミュニケーションがとりやすい
従来の会社の固定電話への架電は、企業の挨拶から始まり要件の説明、内線で繋いでもらうまでの待ち時間などが発生し、時間が無い顧客にとっては煩わしいと感じられてしまいます。
しかし、社用携帯はスマホであるため、顧客は手軽に営業担当者とダイレクトなやり取りをすることができ、時間が限られている中で効率的にコミュニケーションが取れます。
電話の取次ぎが不要になる
固定電話に架電をした際に営業マンが外出中の際は、折り返し電話やメールでのやり取りに移行するケースもあり、円滑なコミュニケーションが難しいです。しかし、社用携帯があれば営業担当者に直接コンタクトができ、繋がらなかった時も着信の通知からスピーディーに折り返すことが可能です。
このように、社用携帯（スマホ）では社内での電話の取次ぎが不要です。これにより顧客との迅速なコミュニケーションが実現し、顧客は質問を抱いた際にすぐに回答を得ることが出来るため、顧客満足度の向上にも繋がります。
会社・従業員が得られるメリット
情報漏洩を予防できる
社用携帯電話は、個人携帯電話に比べて管理が容易であり、セキュリティに関するサービスが提供されているケースが多いため、情報漏えいを未然に防ぎやすいと言えます。情報漏えいのリスクは完全にゼロではありませんが、社用携帯電話ではセキュリティ対策や監視がより容易に実施できるため、企業も社員も安心して利用できるでしょう。
顧客に電話番号を伝えやすい
社員がプライベートで使用する個人携帯電話では、「クライアントに電話番号を伝えたくない」という懸念が生じることがあります。しかし、社用携帯電話を導入しこういった問題を解決することで、顧客との効率的なコミュニケーションが促進されます。
情報の共有・管理がしやすい
社用携帯（スマホ）では、営業活動などに必要な顧客情報や営業資料などに関する情報の共有が出来ます。これにより、外出先でパソコンを開かずともスマホ内で共有された情報を即座に確認できます。
また、個人携帯電話に社内で使う情報を移行した場合、持ち主が退職する際に対応に手間がかかるだけでなく、守るべき情報が外部に漏れてしまうリスクもあります。一方で、社用携帯は企業側で端末や契約プランの設定を管理できるので、こうした問題を防ぐことが出来ます。
社用携帯を持つデメリット
同時に、社用携帯（スマホ）を導入することで生まれるデメリットもあります。具体的には、・通話内容がブラックボックス化する、等が挙げられます。
社員が私的利用するリスクがある
社用携帯を導入するデメリットとして、社員がスマホをプライベートで私的利用するリスクがあります。というのも、動画視聴やSNS・ゲームなど、業務以外の用途で使用する社員がいる可能性があるのです。
こうした社用携帯の私的な利用は、通話コストの増大や情報漏洩のリスクを引き起こします。よって、利用できる機能を事前に制限する、業務時間外は会社で管理するなどの防止対策をとる必要があります。
導入・運用コストがかかる
社員一人ひとりに社用携帯を提供する際は、従業員数が多いほど導入と運用にかかるコストが増えます。具体的には、端末料金や契約プラン、顧客との通話費用が挙げられます。ただし、これらのコストは契約プランやサービス提供会社によって大きく異なるため、自社の要件に適した機能だけを含んだプランを選択することで、費用を抑えることができます。
通話内容がブラックボックス化する
社用携帯は個人ごとに割り当てられるため、社内での通話の取次ぎが不要になります。そのため、「誰が・いつ・誰と」会話したのか把握することが難しい場合もあります。例えば、営業マンが外出先で顧客と通話した内容を、他の社員に逐一報告できない可能性があります。
また、報告された内容と実際の通話内容が異なるといったこともあるかもしれません。このように、社用携帯では取引先や顧客と会話した情報が営業担当者に属人化し、ブラックボックス化してしまう恐れがあります。
社用携帯の導入で検討すべきポイント
社用携帯の導入の際には、導入・維持にかかるコスト、自社のニーズにマッチしているか、セキュリティ対策は万全か、などの要素を事前に検討することをお勧めします。
社用携帯の導入後に通信会社や料金プランの変更を検討している企業は多い為、事前に様々な要素について注意することが必要です。
導入コストを把握する
社用携帯の導入コストは企業の通信会社の異なるプラン、最適な機種、従業員数、導入台数などによって決まるため、事前にそういった要素に関するシミュレーションをし、導入するにあたりどのくらいの金額が必要なのか把握することが重要です。
乗り換え・料金プラン変更の検討理由に関する調査では、「より良い条件の通信会社・料金プランがあると知ったから」、「費用対効果が良くないと感じるから」、「想定していたより料金が高かったから」などの理由が多くを占め、社用携帯の導入後、費用面で課題を感じている企業が多いとわかります。こうした事態を防ぐために、事前に導入費用を算出し、比較検討しましょう。
自社のニーズを明確化する
また、自社の導入を検討する際には自社のニーズを把握する必要があります。
例えば、外出先の担当者と効率的に連携をとる内勤の営業担当者がいる場合などは、顧客や取引先から社内に電話がかかってきた際に担当者が外出中で不在でも対応できます。こうした状況では、社内携帯の導入が必ずしも有効ではないため、自社の課題やニーズなどを一度検討することをおすすめします。
セキュリティ対策を徹底する
社用携帯には業務に関するデータや顧客や取引先の電話番号などを含む個人情報が保存されるため、セキュリティ対策が徹底されているものを選択することが大切です。
外出先で紛失・盗難などのトラブルが発生した場合には社内だけでは解決できないため、パスコードロックの設定やセキュリティアプリの導入などといった対策も実施しましょう。
通話録音機能が搭載されているものを選ぶ
通話相手との会話内容を録音データとして保存・共有するために、通話録音することは重要です。例えば、通話録音機能を使うことで、顧客との「言った・言わない」のトラブルの防止や顧客対応の向上などに加え、デメリットとして上記した通話内容のブラックボックス化も解決することが出来ます。携帯キャリアが提供する通話録音サービスや、スマホにインストールできる通話録音アプリなど、多様な種類があるので、自社で活用しやすいものを選びましょう。
下記の記事では、効果的な電話営業を展開するためのアプローチを詳しく解説しているので、合わせてご覧ください。
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まとめ
本記事では、社用携帯（スマホ）を持つメリットや導入の際に検討すべきポイントについてご紹介しました。
営業活動における顧客とのスピーディーかつ良好なコミュニケーションを築き、営業の成果を最大化させる上で社用携帯の導入は重要な役割を果たします。導入の際には、料金体系、自社のニーズにマッチするか、セキュリティ面などについて詳細に検討しましょう。
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この記事を書いた著者 Kaede