2023.12.15
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テレアポを効率化する4つの方法|成約率をあげるには?

#CRM連携 #CTI活用 #コスト削減 #テレアポのコツ #営業支援 #教育・新人育成 #業務改善(効率化)

テレアポは営業先の新規開拓に使われる手法の1つですが、数百件の架電をこなしたとしても、アポイントにつながるのはわずか数件というケースはめずらしくありません。

そのため作業効率が悪い、成約率・成約数が低いというイメージを持つ方もいるのではないでしょうか?

確かに自社営業のテレアポ成約率が1%以下だった場合は、成約率が低いと言わざるを得ません。

しかし、テレアポの作業内容やリストの選定方法など詳細を伺うと、テレアポの効率が悪いことで成約につながっていないケースが多々あります。

テレアポの成約数や成約率を上げるには、まずテレアポを効率化することをおすすめします。

今回は、テレアポを効率化することで得られるメリットや、テレアポを効率化する方法、テレアポの効率化事例をご紹介します。

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テレアポを効率化するメリット

テレアポを効率化することで得られるメリットは、以下の2点です。

  • 架電数が増える=成約数が増える
  • 多くの顧客と直接接点を持つことができる

テレアポを効率化することで、成約率アップにつながる可能性があります。

架電数が増える=成約数が増える

そもそもテレアポを効率化する目的は、最終的に成約数や成約率を上げることです。

例えばテレアポでの成約率が10%を超えたとしても、テレアポの架電数が1日10件で成約が1件であれば、母数となる架電数も成約数もあまりに少ないです。

まずは母数=架電数を増やすことが優先されます。なぜなら、そもそもの架電数を増やすことによって、潜在的な見込み顧客との接触機会が増加するだけでなく、顧客の具体的なニーズや要望の理解の発展など、成約数アップに間接的に繋がる効果が期待できるからです。

実際に、「テレアポの成約率が上がらない」と悩んでいる企業の方に詳細を伺うと、実は架電数が低かったということが珍しくありません。

では、なぜ架電数が少なくなってしまうのかというと、様々な要因がありますが、テレアポ業務で自動化できることを手動でおこなっていることが大きな理由として挙げられます。

「架電リストからコピペして発信も手動で行っている」「テレアポ中にとったメモをテレアポが終わった後に手動で入力している」など、簡単ですぐ終わりそうな作業ですが、それが積もり積もって手間も時間もかかっているのです。

システムの導入などを利用して業務を自動化、効率化することで、架電数を増やすことができ、結果的に成約数の上昇、成約率アップに繋がります。

多くの顧客と直接接点を持つことができる

先ほどの架電数とも関連しますが、テレアポを効率化することで、多くの顧客と直接接点を持つことができます。

架電効率が上がれば会話できる顧客も増え、テレアポ業務に慣れていないスタッフでも業務を早く覚えたり、質を向上させることが可能になります。

量と質の関係は深く、多くの顧客へ提案することで、提案の質を向上させやすくなり結果的に成約率の向上にも繋がります。

テレアポを効率化する方法

テレアポを効率化するには、以下の4つの方法があります。

  • 架電リストを精査する
  • トークスクリプトを作り直す
  • 念入りに事前準備をする
  • CTIシステムの導入

架電リストを精査する

先ほども述べたように、ただ連絡先だけが書いてあるリストの上から順に電話をかけるのではなく、重複や漏れがないよう、事前に調べられる顧客情報を入力した架電リストを作成し、情報の正確性や優先順位を精査することが大切です。

架電リストを精査するには、以下を基準にリストの見直しをおこなってみてください。

  • 過去に成約にいたった顧客の情報を基にアポイント先を選定する
  • リストに同会社の部署もまとめて記載する
  • リストに優先順位をつける
  • 最新の情報を記載する
  • 営業活動に必要な情報を精査する

特に5つ目の「営業活動に必要な情報を精査する」は、トークスクリプトの作成にも関わってくるため、架電リストと合わせて見直しましょう。

また架電効率が上がる施策としては、架電リストの精査と入念な事前調査が挙げられます。

架電リストの精査と入念な事前調査をおこなうことで、以下の効果も見込めます。

  • テレアポの重複を防ぐ
  • テレアポがつながりやすい時間帯を把握する
  • 顧客情報やテレアポの引き継ぎがスムーズになる

特にテレアポの重複を防ぐことは、テレアポを断られた企業の別部署に何度もかけてしまってアポイント先に嫌がられ、自社のイメージを下げてしまうといった事態を防ぐ副次的な効果もあります。

トークスクリプトを作り直す

トークスクリプトとは、一言でいうと、営業の際に手本となる話し方や流れをマニュアル化したものです。

過去に成約した顧客の情報を基にトークスクリプトを作り直すことも、効率化につながります。

それだけでなく、成約へのノウハウをトークスクリプトに反映することで成約率・成約数アップにも大きく関わってきます。

特に、まだ業務に慣れていない方がテレアポに臨む場合は、トークスクリプトの良し悪しがアポイントの確約や成約に直結するといっても良いでしょう。

人手不足が叫ばれる昨今こそ、トークスクリプトを改善し、テレアポ効率と成約率をあげていきましょう。

念入りに事前準備をする

テレアポに限らず他の営業活動でも、営業や商談前の準備の質によって成約が決まるといっても過言ではありません。

営業や商談の前にいかに顧客の情報を集め、顧客の課題や疑問を事前に把握し、アポイント時に顧客から信頼を得て効果的に情報を聞き出せるかが重要です。

事前準備を念入りにおこなうためにも、顧客の情報収集を徹底し、顧客の質問を想定して回答や事例を用意しておきましょう。

CTIシステムの導入

CTIシステムの導入をおこなうと、他にも効率化できることがあります。

  • パソコンとの連携
  • 自動録音機能
  • 電話の制御機能
  • オートコール機能
  • 一斉着信
  • テレアポ中の内線 など

これらの機能でテレアポ中のトークを充実させながら、メモにかかる時間をより短縮できるようになります。

また組織が大きくなればなるほど顧客管理や人員管理などの管理コストも高くなりやすいです。

そのため、情報の項目のカスタマイズができ、他の業務で使用するソフトやツールなどと連携できるCTIシステムをあらかじめ導入しておき、属人化を避けて業務フローを明確にしておくことも大切です。

関連リンク:テレアポを効率化させるWidsleyのCTIシステム・コムデスク(Comdesk Lead)

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CTIシステム導入に伴うテレアポの効率化事例

CTIシステムを導入したことでテレアポの効率化ができた事例をご紹介します。

架電効率が1.5倍アップしアポイントが取れやすくなった

導入前はリストから電話番号を入力しテレアポシステムも発信のみだった企業様が、CTIシステムを導入したことにより、以下のメリットがありました。

  • 架電リストをシステムに流し込むだけでスタッフに自動で振り分けられる
  • 番号の手入力が必要なくボタンひとつで通話が開始される
  • どのスタッフも効率よく架電できる
  • 人員が減っても以前より成果を出すことができた

システムを導入した結果、架電効率が1.5倍アップし、アポイントの獲得につながったという事例がありました。

※株式会社Widsley調べ

架電結果の入力工数を減らし、情報を漏れなく管理することで質の高いリストの作成が可能になった

テレアポなどの営業活動では、顧客情報、架電中の提案に対する反応、問い合わせ内容等の、顧客との接触履歴を含む架電リストの管理は、成約数を上げるうえでカギを握ります。一般的に、このような架電リストでは、上記したような様々な項目を設定し、情報を整理する必要があります。

なぜなら、自社商品やサービスを架電先に売り込む際に、興味を持っている見込み顧客層や過去のコミュニケーション履歴などの迅速な把握が、効果的なテレアポをする上で求められるからです。

その際、テレアポ業務などを通して多くの顧客とのやり取りを扱う企業様の課題の一つとして、入力工数が多く手間のかかる架電結果の入力やその情報をもとに作成するリスト作成業務が挙げられます。というのも、大量の情報を扱う際には、手動での文章入力作業はエラーや遅延の原因となり、業務全体の円滑な進行を妨げかねません。

しかし、顧客情報に関する項目のカスタマイズや、架電履歴の自動連携ができるCTIツールを導入したことによって、架電を終えたオペレーターがこれらの項目をワンクリックで手早く選択し分類することで、架電リスト作成業務の効率化とともに、どの商品がどの傾向の顧客に最も効果的に適しているかなどを分析しやすくなりました。

関連リンク:コムデスク(Comdesk Lead)導入事例

まとめ

この記事では、テレアポ業務を効率化するメリットや実際に効率化させる方法について紹介しました。

再度、テレアポを効率化する方法について述べると、以下の通りです。

【テレアポを効率化する方法】

  • 架電リストを精査する
  • トークスクリプトを作り直す
  • 念入りに事前準備する
  • CTIシステムの導入

特に、多様な機能を持つCTIシステムの活用は、テレアポ業務を様々なシーンにおいて効率化してくれるため、導入を考えてみてはいかがでしょうか。

関連リンク

テレアポを効率化させるWidsleyのCTIシステム・コムデスク(Comdesk Lead)

コムデスク(Comdesk Lead)導入事例

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この記事を書いた著者 森下哲郎

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