電話でアポイントを取るのは、初めてだと緊張する方も多いでしょう。また、「成果を上げられなかったらどうしよう」「どうすれば成果につながるかわからない」と、今まさに悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

本記事では、成功率を高めるためのポイントや実際に使えるトーク例まで、わかりやすく整理して解説します。

電話アポイントとは？

電話アポイントとは、面談や商談の日時を設定する「アポイント」を電話で取る業務全般のことを指します。

営業活動の一環として行われることが多く、新規顧客へのアプローチや既存顧客との打ち合わせの機会を作ることが目的です。単に商品やサービスを紹介するだけでなく、相手の興味やニーズを把握し、次のステップにつなげるための「架け橋」となるのが時調です。

電話アポイントは対面やメールに比べて即時性があり、相手の反応をその場で確認できることがメリットです。

そのため、効率的に商談の機会を確保したい営業活動では、欠かせない手法として活用されています。

電話アポイントの成功率はどれくらい？

電話アポイントは比較的ベーシックな営業手法ですが、誰にでも簡単にアポイントを取れるわけではありません。

ここでは、電話アポイントで一般的にどのくらいの確率で成果が出るのか、その目安と特徴をわかりやすく解説します。

平均成功率

電話アポイントの成功率は、一般的に1〜5％程度といわれています。100件電話をかけても1〜5件のアポイントが取れる計算です。

もちろん、業種、ターゲットの属性、リストの精度、営業経験の差によって成功率は変動します。また、BtoBの場合は比較的成功率が高くなる傾向がありますが、BtoCでは断られるケースも多く、成功率は低くなることが多いです。

成功する営業の特徴

電話アポイントで成果を上げる営業には、共通した特徴があります。まず、相手の立場や状況を素早く理解する力があり、限られた時間の中で相手の関心を引ける人に強みがあります。

必要な情報を引き出せる営業は、自然とアポイントにつながりやすくなるのです。

また、会話の流れを整理して柔軟に対応できることも大切です。

決まったトークスクリプトを使うだけでなく、相手の反応に応じて質問や提案を変えられる営業であれば信頼感を生みやすく、会話がスムーズに進みます。

断られることが多いテレアポでも落ち込まず、次の架電にどんどんチャレンジする姿勢も問われるでしょう。

業界別の傾向

電話アポイントの成功率や反応の受けやすさは、業界によって大きく異なります。

例えば、BtoBの商材であれば相手も比較的落ち着いて対応してくれることが多く、事前にターゲットを絞ったリストを使えば、アポイントが取りやすい傾向があります。

特にIT・サービス業やオフィス関連の商材では、電話を通じた接触の効果が比較的高いです。

一方、BtoCでは消費者への架電になるため断られるケースが多く、成功率は低いです。

個人の生活状況や興味の幅が広いため、タイミングや話し方が成果に大きく影響することを覚悟しておきましょう。「急な電話＝セールス」というマイナスイメージも強く、場合によっては詐欺を疑われてしまうケースも少なくありません。

さらに、リストの精度や過去の接触履歴によっても傾向は変わります。同じ業界でも、関心のある企業や顧客に絞ると成功率は高まり、広く無作為に架電すると成果は低くなることが多いです。

業界別の特性を理解し、ターゲットやトークの工夫を合わせることが成功率を上げるポイントです。

電話でアポイントを取る基本の流れ

電話でアポイントを取るには、ただ架電するだけではなく、順序立てた流れを意識することが大切です。

リスト作成、電話でのヒアリング、商談設定まで、一連のステップを理解しておくことで、効率よく成果につなげられます。ここでは、基本的な流れをわかりやすく整理して解説します。

リスト準備

電話でアポイントを取る際、まず最初に取り組むべきはリストの準備です。

電話番号や名前を集めるだけではなく、相手の業種、職種、会社の規模、過去のやり取りなど、できる限りの情報を整理しておきましょう。BtoBの場合は担当者名や役職も把握しておくと、会話をスムーズに進めやすくなります。

リストを事前に整えることで、架電の効率が大きく変わります。

「誰にどの順番で連絡するのか」「どのようなアプローチを取るのか」をあらかじめ考えておくことで、無駄な電話を減らし、相手に合わせた話し方をイメージしておくのがポイントです。

また、リストは作ったら終わりではなく、架電結果や新しい情報を随時反映させて更新することも意識しましょう。

架電のベストな時間帯

電話でアポイントを取る際、架電の時間帯も成果に大きく影響します。相手の業務状況や生活リズムに合わせて、応対してもらえる確率を高めましょう。

BtoBの場合は午前10時〜11時、午後14時〜16時が比較的応答率の高い時間帯といわれています。会議や昼休みの時間を避けることで、担当者と落ち着いて会話できる可能性が高まります。

BtoCでは、消費者の生活リズムを意識することが大切です。

平日の日中よりも夕方や夜の時間帯、週末の適度な時間帯にかけることで、生活の合間に応対してもらいやすくなります。

もちろん、時間帯は業種や顧客の属性によって差があるため、自社のターゲットに合わせて調整することがポイントです。

「電話営業（テレアポ）でまず大事なKPIは「通電率」【通電率を上げるための4つのコツ】」では、通電率の改善について解説しています。

確実に先方と電話をつなげたいとお考えの方は、ぜひご覧ください。

第一声の作り方

電話でアポイントを取る際、最初の一言が重要です。

挨拶と自己紹介だけで終わらせず、相手に興味を持ってもらえる要素を簡潔に伝えることがポイントです。

具体的には、「会社名・担当者名の紹介」と「電話の目的」を明確にし、相手の時間を尊重する一言を添えると良いでしょう。

「突然のお電話失礼します。〇〇株式会社の△△と申します。本日は□□についてご相談させていただければと思い、お電話いたしました」など、わかりやすい形式にするのが基本です。

また、第一声では明るく落ち着いたトーンで話すことも大切です。

声のトーンや話すスピードによって、相手が受ける印象は大きく変わります。緊張していても、ゆっくり、はっきりと話すだけで、信頼感や安心感を伝えましょう。

ヒアリング

電話でアポイントを取る際、相手のニーズや状況を把握するヒアリングが会話の肝となります。

ただ商品やサービスを紹介するだけではアポイントにつながりにくいため、相手が何に関心を持っているか、どんな課題を抱えているかを引き出すようにしましょう。

ヒアリングでは、まずオープンな質問を投げかけ、相手が自由に話せる環境を作ることが大切です。

「現在お困りのことはありますか？」や「こういったサービスに関心はおありですか？」という問いかけから始めると、相手の状況や興味が自然に引き出せます。

また、相手の答えに対して適切なリアクションを返し、共感や理解を示すことで信頼感が生まれます。

さらに、ヒアリングでは情報を整理しながら聞くこともポイントです。

相手の回答を聞きながら、次の質問や提案につなげるためのメモを取り、会話の流れを把握しておくと、商談設定がスムーズになります。

クロージング

クロージングは、ヒアリングで得た情報や相手の関心を踏まえ、具体的に商談や面談の日程を設定する段階です。

「〇日〇時にお時間をいただくことは可能でしょうか？」と、具体的な日時を提示することで、一歩踏み込んだ決断をしてもらえるようにしましょう。

また、相手の都合に柔軟に対応しつつ、代替案も提示できるとスムーズです。

さらに、クロージングでは会話のトーンや言葉遣いにも注意が必要です。

丁寧で落ち着いた話し方は信頼感を高め、承諾を得やすくします。強引に押すのではなく、相手が前向きに「話を聞いてみよう」と思えるような伝え方を意識することがポイントです。

すぐ使える電話アポのトークスクリプト

電話アポイントで成果を上げるには、話の流れを整理したトークスクリプトがあると安心です。

初めての電話でも、何をどう伝えるか迷わず、相手の反応に応じて柔軟に対応できます。ここでは、すぐに使える具体的なトーク例とポイントを紹介します。

新規営業向けテンプレ

新規営業で電話するときは、電話アポイントの基本スタイルで話すのが理想です。

①挨拶・自己紹介

「お忙しいところ失礼いたします。〇〇株式会社の△△と申します。」

明るく、はっきりと、相手に安心感を与えるトーンで話しましょう。

②電話の目的

「本日は□□サービスについて、△△様にご紹介できればと思いお電話しました。」

短く簡潔に、相手に「なぜ自分にかけてきたのか」が伝えることを意識します。

③ヒアリング

「現在、〇〇に関して何かお困りのことはございますか？」

「□□サービスについてご紹介したく思います」

相手の課題や興味を引き出す質問を中心にしつつ、自社のアピールをするのが理想です。

④クロージング（アポイント設定）

「それでは、具体的にご説明するお時間をいただければと思います。△日の〇時はいかがでしょうか？」

具体的な日時を提示して判断を促しましょう。

⑤フォロー

「ありがとうございます。では△日の〇時にお電話（または訪問）させていただきます。当日はどうぞよろしくお願いいたします。」

確認と感謝を伝え、信頼感を高めます

挨拶・目的の明確化・ヒアリング・クロージング・フォローという一連の流れを意識して行うことで、成功率は大きく高まります。

新規事業を始めたこと自体をアピールする目的もあるため、テンプレートを使って効率よく架電しましょう。

法人向けテンプレ

法人向けに電話アポイントをするときは、以下のような「問い」を投げかけるのがおすすめです。

• 「現在、□□に関して課題や改善したい点はございますか？」
• 「御社ではこのようなサービスの導入を検討されたことはありますか？」
• 「もし□□が改善できるとしたら、どのような効果を期待されますか？」

単に「困っているかどうか」を聞くだけでなく、どの程度の影響があるのか、どんな優先度で取り組む必要があるのかを引き出しましょう。

効果や期待を話してもらうことで、相手がどのポイントに価値を感じているかわかります。

相手が法人であれば、相手が抱える課題の影響やニーズの本質を引き出すトークが重要です。

単なる状況確認ではなく、会話を商談につなげるためのヒントを得る会話を意識します。

受付突破トーク

電話アポイントでは、必ずしも担当者と直接コミュニケーションできるとは限りません。

いわゆる「受付部門での門前払い」もあるため、以下の点を意識していきましょう。

①挨拶と簡潔な自己紹介

「お忙しいところ失礼いたします。〇〇株式会社の△△と申します。」

社名と名前を先に伝えることで、相手に安心感を与えましょう。

②目的を端的に伝える

「本日は、□□部の△△様に、御社の□□業務に関してお役立ちできるご提案をさせていただきたく、お電話いたしました。」

受付の方が「話を聞く価値がある」と判断できるよう、担当者の関心に直結する内容を簡潔に伝えます。

③相手の確認・協力を得る

「△△様はお手すきでしょうか？少しお時間をいただけますでしょうか。」

無理に担当者を呼び出すのではなく、丁寧に協力をお願いする姿勢を示します。

④別ルート提案

「もし本日ご不在でしたら、改めて△日△時にご連絡差し上げることも可能です。」

拒否されにくい方法を示すことで、会話が止まらずアポイントに進みやすくします。

目的は担当者に直接つなぐことですが、無理に押さず柔軟に対応することで、結果的にスムーズに会話を進めていくのがポイントです。

決裁者につなぐ一言

決裁者につなぐ一言として、以下を参考にしてみましょう。

• 「△△部の□□様に、御社の□□業務を効率化できるご提案を直接ご説明させていただきたく、おつなぎいただけますでしょうか。」
• 「現在、□□の件で御社に役立つ情報をお届けできるタイミングかと思い、△△様にご相談させていただければと思います。」
• 「△△様に直接お話しすることで、より正確にご案内できるかと思います。少しだけお時間いただけますでしょうか。」

担当者にとって「聞く価値がある」と思わせる内容を提示することが大切です。無理に電話を通すのではなく、協力をお願いするトーンにするとマナーもよくなります。

電話アポイントの成功率を上げる5つのコツ

電話でアポイントを取る際、単に架電を繰り返すだけでは成果につながりにくいものです。成功率を高めるには、ポイントを押さえた戦略的なアプローチが必要です。

ここでは、すぐ実践できる5つのコツを紹介し、効率よくアポイントを獲得する方法を解説します。

最初の10秒で価値を伝える

電話アポイントでの会話は、最初の10秒で相手の関心を引けるかどうかで、その後の展開が大きく変わります。

特に法人向けの架電の場合、担当者は多忙で電話に出てもらえる時間が限られているため、冒頭で「自分にとって話す価値がある」と感じてもらうことが重要です。

短い時間で伝えるべきポイントは、誰が、何の目的で、どんなメリットを提供できるかです。冒頭で相手のメリットが伝わると、会話の続きを聞いてもらいやすくなります。

売り込まない

電話アポイントで成果を出すためには、相手に押し付けるように売り込まないようにしましょう。

初めての電話で強引に商品やサービスを勧めると、相手に警戒心を持たれ、会話がそこで途切れてしまうことも少なくありません。

ポイントは、相手の課題やニーズを引き出すことに意識を置くことです。

また、押し付けずに話すことで信頼感や安心感が生まれ、アポイント獲得につながりやすくなるという効果もあります。

仮説を持って話す

電話アポイントでは、事前に相手企業や担当者の状況を想定した仮説を持って話すと効果的です。

何も考えずに架電すると会話が手探りになり、相手にメリットが伝わりにくくなります。

例えば、「□□業務に課題があるのではないか」「△△の導入を検討している可能性がある」などの予想から始めましょう。

仮説をもとに話すことで質問や提案の精度が高まり、会話がスムーズに進みます。

数字を使う

電話アポイントで成果を上げるには、具体的な数字を使って話すことが効果的です。

漠然と「多くの企業で導入されています」よりも、「導入企業のうち、80％が業務効率化を実感しています」と数字を示すほうが、相手に伝わりやすくなります。

特に、法人向けでは、時間、コスト、成果など、具体性がある情報ほど説得力が増します。

また、数字は会話のテンポを整える役割もあります。

「実際に○○社では△△％改善しました」と短く伝えることで、話のポイントが明確になり、相手も理解しやすくなります。

切り返しを準備する

電話アポイントでは、相手から思わぬ反応や断りの言葉が出ることがあります。

このようなシーンに備えて事前に切り返しを準備しておくことで、会話を途切れさせずに次のステップにつなげやすくなるので取り入れましょう。

例えば、「現在検討していません」と言われた場合に「承知しました。差し支えなければ、〇月ごろに再度ご連絡差し上げてもよろしいでしょうか？」という返答をすることも可能です。

また、切り返しを持っていることで話す側も落ち着いて対応でき、相手に信頼感を与えらやすくなるのもポイントです。

電話アポイントが取れない原因と改善策

電話でアポイントを取ろうとしても、思うように成果が出ないケースは少なくありません。

ここでは、アポイントが取れない代表的な原因を整理し、それぞれに対する具体的な改善策を解説します。原因を理解し、適切に対策を講じていきましょう。

リストの質が低い

電話アポイントが取れない原因のひとつに、架電リストの質が低いことが挙げられます。

単に電話番号や企業名を集めただけでは、効率よくアポイントを獲得することは難しいのが現状です。

リストの質が低い場合、「連絡先の担当者が異なる」「既に導入済み」「興味のない分野である」など、無駄な架電が増えてしまいます。その結果、成果が上がらず、時間と労力だけが消耗してしまうのです。

質の高いリストとは、ターゲットの属性や業種、担当者の役職、過去のやり取りなどが整理されているものです。行き詰ったときは、リストの精度を見直してみましょう。

ターゲットが曖昧

ターゲットが曖昧だと、業種、役職、企業規模などに合わない相手に連絡してしまうことも増え、効率が下がってしまいます。

また、相手のニーズを把握できないまま話すため会話が一方通行になりやすく、関心を引きづらくなる点にも注意しましょう。

成功する電話アポでは、誰に、どのような価値を提供したいかを明確にしています。

ターゲットを絞ることで「自分のために電話をくれた」と思ってもらえる可能性が高くなり、結果として架電の精度も上がるのです。

トークが属人化

担当者ごとに話す内容や順序がバラバラになっていると、会話の質にムラが生まれ、成功率が安定しません。

トークが属人化すると、誰か一人の経験や感覚に頼った話し方になってしまいます。

別の担当者が同じ成果を出すのが難しく、組織全体としてのパフォーマンスが下がることに注意しましょう。

また、スクリプトやマニュアルが整っていないため、改善点の把握や効果的な指導も行いにくくなります。

【CTI活用】電話アポイントを効率化する方法

電話アポイントの効率を高めるには、ただ架電の回数を増やすだけでは限界があります。

そこで注目したいのが、CTI（Computer Telephony Integration）システムの活用です。CTIを使うことで、顧客情報の管理、架電状況の把握、通話履歴の自動記録などが一元化され、業務の効率化やアポイント獲得の成功率向上につながります。

ここでは、CTIを活用した具体的な方法やメリットをわかりやすく解説します。

自動架電

CTIを活用する大きなメリットのひとつが、自動架電機能です。

ボタンひとつでリストの上部から順に架電していく機能であり、手作業でダイヤルする必要がなくなります。

通話と通話の間の待機時間を削減でき、より多くの顧客にコンタクトできるので、架電件数を増やしたいときにも効果的です。また、架電状況や結果もリアルタイムで記録されるため、管理者もチーム全体の進捗を把握しやすくなります。

顧客情報のポップアップ

CTIを活用すると、架電時に顧客情報が自動で画面に表示されるポップアップ機能が利用できます。

電話が鳴った瞬間に、相手の名前や過去のやり取り、契約状況などの情報が表示されるため、準備なしでもスムーズに会話を始められます。

結果、会話中に情報を探す手間がなくなり、応対の質が向上するのがメリットです。また、相手の状況を即座に把握できるため、適切な提案や質問がしやすくなり、アポイント獲得の確率も高まります。

通話分析

CTIを活用すると、通話内容、通話時間、応答状況などをデータとして分析することが可能です。

「どの時間帯に架電すると反応が良いか」「どのトークパターンがアポイントにつながりやすいか」など、客観的なデータをもとに改善点を把握できます。

個々の担当者の成果やチーム全体の傾向も可視化できるため、改善すべきポイントを明確にしやすく、戦略的に架電の効率を上げたいときに便利です。

分析結果をもとにトークスクリプトやアプローチ方法を見直し、アポイント獲得率を継続的に向上させましょう。

トーク改善

CTIを活用すると、通話の録音や通話ログをもとにトーク内容の改善がしやすくなります。

どの話し方や質問がアポイントにつながりやすいか、どのタイミングで相手が興味を示すかなど、具体的なデータを分析してスクリプトや話し方をブラッシュアップできます。

また、成果のあるベテランオペレーターのトークスクリプトを記録しておくと、新人教育にも役立ちます。

成功パターンを学びやすいツールなので、経験の差による成果のムラを減らしたいときに検討してもよいでしょう。

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よくある質問

最後に、電話アポイントに関する「よくある質問」を紹介します。気になる項目がある方は、事前にチェックしてみましょう。

電話でアポイントを取る成功率はどれくらいですか？

電話アポイントの成功率は、一般的に1〜5％程度といわれています。100件電話をかけても1〜5件のアポイントが取れる計算です。

BtoCの場合は成功率が低くなりやすく、おおむね0.5〜3％程度と言われています。

電話でアポイントを取りやすい時間帯はいつですか？

BtoBの場合は午前10時〜11時、午後14時〜16時を中心に架電しましょう。

一方、BtoCでは平日の日中よりも夕方や夜の時間帯の方がつながりやすくなります。

ただし、最適な時間帯は業種や職種、顧客属性によっても異なります。

架電の結果をもとに反応の良い時間帯を分析し、戦略的に電話をかけることがおすすめです。

電話でアポイントが取れない主な原因は何ですか？

電話でアポイントが取れない主な原因は、「リストの質が低い」「ターゲットが曖昧」「トークが属人化している」などが挙げられます。

誰に電話すべきかが明確でないと話の内容が相手に響かず、担当者ごとに話し方や順序がバラバラだと成功パターンが再現できないので注意しましょう。

まとめ

電話でアポイントを取るためには、準備・架電・ヒアリング・クロージングの流れを押さえ、相手に価値を伝えられるトークを意識することが大切です。

リストの質を高め、ターゲットを明確にし、売り込まずに相手の課題に寄り添った会話をするよう対策しましょう。

Comdeskは、電話アポイント業務を効率的にするCTIです。

架電件数などを一元管理しつつ、成果につながるテレアポにしてオペレーターのモチベーションを高めたい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

この記事を書いた著者 Comdesk Editorial department