オートコールシステム（自動架電装置）おすすめ8選！メリット・デメリットや選定ポイントを解説

テレアポやコールセンターなど、多量のコールが必要なビジネスでは、「架電業務の効率化」は成果に直結する重要な要素です。オートコールシステム（自動架電装置）は、このような架電業務を自動化するためのツールです。架電プロセスには通常多くの人的工数が必要ですが、オートコールシステム（自動架電装置）を導入することで、効率化が図れるため、架電業務の効率化を望む方にとってはおすすめの方法です。

そこで本記事では、オートコールシステム（自動架電装置）の概要、システムの種類、導入するメリット・デメリット、実際の活用事例、選定する際のポイントやおすすめオートコールシステム（自動架電装置）8選をご紹介します。興味のある方は是非参考にしてください。

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用語の定義

まず始めに本記事で登場する用語の理解をしておきましょう。

オートコールシステム（自動架電装置）とは？

オートコールシステム（自動架電装置）とは、事前に録音した音声を使い、特定の電話番号リストに同時に発信することができるシステムです。従来のアウトバウンドコール業務では、いちいち手動で第康する必要があり、オペレーターの負担が大きいという課題がありました。しかし、オートコールシステム（自動架電装置）の導入では、架電業務の効率化が実現されます。

さらに、オートコールはIVR（自動音声応答）を活用して、人の手を借りずにコール業務を行うことができます。そのため、定型的な情報伝達や案内に非常に効果的です。特に、テレアポや電話アンケート調査、サービス内容の確認、予約確認、安否確認など、多様なシーンで利用されています。

架電業務を効率化できるシステム4種

架電業務を効率化できるシステムは主に4種類あります。以下はその一覧です。

• オートコールシステム（自動架電装置）
• コールシステム（CTI）
• IVR（自動応答システム）
• プレディクティブコール

オートコールシステム（自動架電装置）

オートコールシステム（自動架電装置）は上記でも説明したとおり、事前に録音した音声を使い、特定の電話番号リストに一斉に発信することができるシステムです。このシステムは機械による自動音声案内がメインのため、オペレーターの人数やスキルに依存せずに架電業務を効率化できます。また、メールなどによるアンケート調査が難しい場合に、オートコールシステム（自動架電装置）が代替手段として利用されることもあります。

コールシステム（CTI）

コールシステム（CTI）コンピューターと電話・FAXを統合するツールです。通常、顧客管理をコンピューターで行っている場合、顧客に電話をかける際にコンピューターの情報を参照しながら電話をかけます。また、会話中に顧客情報を確認する必要がある場合、手間がかかることがあります。コールシステム（CTI）を導入すれば、コンピューターと電話を統合することで、パソコンからワンクリックで発信でき、会話中でも素早く顧客情報を確認できます。

IVR（自動応答システム）

IVR（Interactive Voice Response）は、自動応答システムです。顧客からの電話に自動で応答するため、インバウンドコールセンターやお客様相談窓口で活用されています。IVRは、受電時に自動メッセージで対応するだけでなく、必要に応じてオペレーターに接続することもできます。IVRを利用すれば、24時間365日の対応が可能となり、営業時間外の対応や災害情報の提供にも役立ちます。

プレディクティブコール

プレディクティブコールは、顧客リスト全体に一斉に電話をかけ、接続された通話のみをオペレーターに転送するシステムです。一方、オートコールも複数の電話を同時にかけることができますが、一件ずつ対応するために時間がかかります。

対照的に、プレディクティブコールは同時に複数の発信を行い、つながった通話だけを選んでオペレーターに接続します。これにより、オペレーターの待機時間を減らし、業務の負担を軽減して、全体の業務効率を向上させることができます。

オートコールシステム（自動架電装置）のメリット

オートコールシステム（自動架電装置）を活用するメリットはさまざまで、以下は代表的な例です。

• 架電業務の効率化
• オペレーターの負担軽減
• コスト削減

架電業務の効率化

オートコールシステム（自動架電装置）を活用することで、架電先リストを事前に用意するだけで、一日に多くの顧客にアプローチすることができます。また、架電時間を事前に設定できるものもあるため、営業時間外や繋がり率の高い時間帯などに合わせて柔軟に架電することが可能です。これにより、顧客の応答待ち時間や成約の見込みが低い顧客との通話時間を減らし、アウトバウンド業務の効率を大幅に向上させることができます。

オペレーターの負担軽減

アウトバウンド業務では、一定のクレームやトラブルは避けられません。特に、督促の連絡や成約の見込みが低い相手との通話はオペレーターにとって大きな心理的負担となりやすく、その結果、現場の離職率が高くなる傾向にあります。しかし、オートコールシステム（自動架電装置）では、一斉架電後、自社商品・サービスに興味を持った顧客をピックアップし、オペレーターにつなぐことが可能です。

コスト削減

オペレーターの離職率が低下すれば、新たな人材の採用や教育にかかるコストを削減できます。さらに、オートコールシステム（自動架電装置）を活用しても、料金が発生するのはつながった通話のみであり、IVRによる無駄のないやり取りにより、通話料も削減されます。設備投資も不要で、低コストで導入できるのも大きなメリットと言えるでしょう。

オートコールシステム（自動架電装置）のデメリット

同時に、オートコールシステム（自動架電装置）を活用するデメリットも存在します。以下はその一例です。

• ガチャ切りされてしまうリスクがある
• 柔軟な対応が難しい
• 回答の選択肢が狭まる

ガチャ切りされてしまうリスクがある

オートコールを利用する場合、受信者が興味を持たないと判断し、途中で電話を切る可能性があります。そのため、発信時にわかりやすい音声ガイダンスを提供し、簡潔かつ端的に内容を伝えることが重要です。特に、大規模なサンプル数に対する調査などの業務には、オートコールが適していると言えます。

柔軟な対応が難しい

オートコールは、あらかじめ録音した音声を自動で流すため、柔軟な対応が難しいというデメリットがあります。というのも、事前録音された音声の為、オペレーターによる架電に比べて、細やかな対応が難しい為です。

しかし、必要に応じてオペレーターにつなぐ設定や、工夫した音声メッセージを用意することで、対応の幅を広げることができます。また、オートコールとオペレーターを併用することで、業務の効率化を図りながら顧客満足度を向上させることが可能です。

回答の選択肢が狭まる

オートコールでは、顧客はプッシュボタンで選択する以外の行動はできません。そのため、選択肢にない微妙な回答を伝えることができず、回答を断念するか、最も近い選択肢を選択することになります。結果として、回答結果が実際の状況と異なる可能性があります。

オートコールシステム（自動架電装置）の活用事例

オートコールシステム（自動架電装置）導入後は、以下のような業務で活用できます。

• 電話営業（テレアポ）
• アンケート調査（テレマーケティング）
• 督促業務
• 販売業務
• 高齢者の安否確認（ケアコール）

1. 電話営業（テレアポ）

オートコールシステム（自動架電装置）はテレアポ業務で有効です。リストの顧客に一斉に架電し、つながった顧客にのみオペレーターが対応します。これにより、架電の効率が向上し、オペレーターの心理的負担も軽減されます。

2. アンケート調査（テレマーケティング）

意識調査や世論調査など、大規模なアンケート調査に活用できます。オートコールシステム（自動架電装置）は短時間で多くの発信が可能で、自動音声で統一された内容のアンケートが行えます。これにより、調査の正確性が向上し、人件費も削減できます。

3. 督促業務

クレジットカードの未払いなど、遅延や滞納が発生している顧客への督促業務にも効果的です。オートコールシステム（自動架電装置）は自動音声で督促を行い、つながらない場合でも再発信が可能です。これにより、オペレーターの負担が軽減され、効率的な業務運営が可能になります。

4. 販促業務

主に、BtoCの見込み顧客や休眠顧客への販促業務に役立ちます。オートコールシステム（自動架電装置）で架電先に一斉アプローチし、接続した架電先と待機中のオペレーターが接続する仕組みです。
これにより、効率的な販促活動が可能になります。

5. 高齢者の安否確認（ケアコール）

独居の高齢者の状況確認にも利用できます。定期的な安否確認を自動で行い、簡単なプッシュ操作で健康状態の確認も可能です。不測の事態が発生した場合、スタッフへの取次ぎも行えます。

これらの活用方法により、オートコールシステム（自動架電装置）は業務の効率化と精度向上に寄与します。

オートコールシステム（自動架電装置）を選定する際のポイント

オートコールシステム（自動架電装置）を選定する際に気を付けたいポイントを以下に紹介します。

• 最大コール数
• 料金
• 導入形態
• 機能

最大コール数

サービスによって、架電できる数は大きく異なります。自社の業務に必要な発信数を確認し、それに対応可能なシステムを選択するのが良いでしょう。条件が同じであれば、最もコール数が多いシステムを選ぶことがおすすめです。

特に、テレアポやアンケート調査などは発信数が多いほど成果につながりやすく、コール数は重要な要素です。多ければ必ずしも良いというわけではありませんが、サンプル量が重要なアンケート調査などでは、できるだけ多くの発信が望ましいです。

料金

オートコールシステム（自動架電装置）の料金は、通常、月額制や1コール接続ごと、通話時間ごとなどの料金体系で構成されています。自社の運用状況に応じて、どの料金体系を選択すべきかは異なります。料金はサービスや接続数などの条件によって異なるため、自社の一日の架電数や通話時間などをもとに最適なものを選ぶことが重要です。

導入形態

オートコールシステム（自動架電装置）の導入形態には、主にオンプレミス型とクラウド型の2つがあります。それぞれのメリットとデメリットを理解し、自社に適した導入形態を検討しましょう。

オンプレミス型では、サーバーやネットワーク機器の設置が必要で初期費用が高くなります。一方で、柔軟なカスタマイズが可能で、既存システムとの連携も容易です。そのため、大規模な架電業務を行う企業に向いています。

クラウド型では、サーバーやネットワーク機器の設置が不要です。導入コストを抑えられ、短期間で導入できるのが大きな利点です。ただし、インターネット経由での利用になるため、セキュリティ面での懸念があります。

機能

自動架電装置の選択には、様々な機能を検討する必要があります。将来的な事業拡大に備え、拡張性の高いサービスを選ぶことも重要です。

具体的な機能としては、会話の録音機能や共有可能なトークスクリプト、会話や顧客の反応を分析する機能などが挙げられます。自社の業務に適した機能を明確にし、優先順位を付けてサービスを比較することが重要です。

おすすめのオートコールシステム（自動架電装置）8選

おすすめのオートコールシステム（自動架電装置）8選を以下の通りです。それぞれ異なる特徴やメリットを持つため、自社の目的やニーズに合わせて選択しましょう。

• InfiniTalk
• Media Voice
• オートコール EXLINK CALL
• オートコールIVR
• List Navigator.
• オートコールBB
• MEGA-CALL
• Ever Automation

InfiniTalk

Media Voice

オートコール EXLINK CALL

オートコールIVR

List Navigator.

オートコールBB

MEGA-CALL

Ever Automation

■合わせてよく読まれている資料

「アウトバウンドコールシステム比較６選」も合わせてダウンロードいただけます。

まとめ

本記事では、オートコールシステム（自動架電装置）の概要、システムの種類、導入するメリット・デメリット、実際の活用事例、選定する際のポイントやおすすめオートコールシステム（自動架電装置）8選についてご紹介しました。オートコールシステム（自動架電装置）を導入することで、膨大なコール数を必要とする架電業務を大幅に効率化できるだけでなく、オペレーターの負担軽減やコスト削減など多くの利点を得ることが出来ます。

導入を検討する際には、コール数、料金コスト、導入形態、機能の充実度といった具体的なポイントに加え、まずは導入する目的や解決したい課題などを明確にし、それらを軸に詳細な比較検討を行うことをおすすめします。

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この記事を書いた著者 Kaede