現代の競争が激しいビジネス環境において、人材の獲得は企業にとって重要な課題の一つです。そうした中で人材紹介業の需要はますます高まっており、こうしたビジネスを展開する企業はテレアポを効果的な人材獲得手法の一つとして活用しています。テレアポはと、アウトバウンド型の営業活動の一環として、電話を通じて潜在的な候補者とコンタクトを取るプロセスです。

本記事では、テレアポに取り組む上で留意するべき5つのポイントアポ成果を上げるためのトーク術、人材紹介業のテレアポの「カギ」についてご紹介するので是非参考にしてください。

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テレアポに取り組む上で留意するべき4つのポイント

追客で営業先の幅を広げる

営業では、営業先リストが枯渇するという問題が生じることがあります。こうした「営業先がなくなる」問題を解決するためには、アポイントメントをまだ獲得していないお客様にも継続的なアプローチを行う必要があります。具体的には、相手から担当者の氏名や戻り時間などの情報を引き出し、それらをもとに追客し関係を構築することが重要です。

また、こうした追客を実現するポイントとして、受付の方や担当者との関係を進展させることが挙げられます。テレアポでは、受付の方から断られて担当者に接触できない状況を指す「受付ブロック」という言葉があります。この受付ブロックを乗り越えることは大切です。なぜなら、担当者とのコンタクトが確立されれば、アポイントメントが生まれる可能性が非常に高くなるからです。

具体的な方法として、1日に2回同じ会社に架電し、1度目の架電で受付の方から相手の名前や戻り時間などの情報を得た上で、2回目の電話で次のように伝えると良いでしょう。「再度お電話させていただきました。先ほど受付の〇〇様からお名前を教えていただきまして、採用のご担当が△△様と伺っております。お取り次ぎをお願いいたします。」

こうしたアプローチを活用し、受付を突破することがその後の成果を最大化する上で大事なステップなのです。受付の方とのコミュニケーションを取る際には、ただ自分たちの情報を提供するのではなく、相手の情報を一つでも回収するよう努めましょう。こうして集めた情報をもとに追客を行い継続的なアプローチを図りましょう。

継続的な関係を構築することが重要

上記で述べたように、テレアポなどの電話営業では担当者との接触率を向上させ、継続的な関係を構築することが成果のカギを握ります。具体的には担当者名や、過去に派遣サービスなど人材紹介会社を利用したことがあるかなどを把握する必要があります。なぜなら、初めて人材会社を利用する企業は稀でアポ獲得に繋げにくい為です。

実際に他社のサービスを利用している企業にアプローチする際は、「既存のサービスをご利用中かもしれませんが、弊社ならより優れた結果を提供できますので、ぜひご検討ください」「弊社への切り替えをご検討いただけませんか？」などの言い回しが適切です。

相手と継続的な関係を築く理由は、現時点で需要がない場合でも、将来的に顧客がニーズを抱いた際にサポートできるようにするためです。そのためには、電話、メール、SNS、DM便など、多様な手段を使ってコミュニケーションを継続し、相手に自分を忘れさせないことが不可欠です。

効果的なワードは地域や業種で変化する

テレアポを行う際には、地域や業種によって効果的なワードが変化するということを押さえましょう。例えば、東日本エリアでは「採用」という言葉を使うとアポ獲得率が高かった一方で、西日本では「派遣」というワードのほうが効果的だったという調査結果があります。また、業種でジャンル分けした際も同様の結果でした。

これらは同じ内容を意味するものでも、使用するワード、また相手の住む地域によって反応が変化することを示唆しています。よって、相手の地域性をや業種をもとに効果的なワードを選ぶことが営業の成功の鍵となります。営業活動では相手がポジティブな印象を受ける言葉を選ぶことで成果を高めることができるため、地域や業種に合わせて柔軟にメッセージを変化させるようにしましょう。

地域の特性に合わせて戦略を立てる

前段では地域によって効果的なワードが変化することを説明しましたが、同様に地域によってサービスのニーズは異なります。そのため、成果を得やすいエリアを重点的に絞り込むことが重要です。

非正規雇用のアルバイト、パートといった雇用形態では、人員の入れ替わりが激しく新たな採用が必要となります。このため、人材紹介業者には多くの機会が存在します。ここで重要なのは、人員の入れ替わりは時期や地域によって変化するということを把握し、そのタイミングでどのようにアプローチするかを練ることです。

例えば、北海道では冬に採用が活発化する傾向がありますが、首都圏では接触率が著しく低下する傾向があります。これは、企業が代行サービスを利用している割合が高いためです。

まとめると、同じ内容であっても地域によってアポ獲得率が大きく異なる場合があります。自社サービスのターゲットが、今そのタイミングで営業をかけるべき対象なのかどうかをリサーチし検討することが重要です。

テレアポ成果を上げるためのトーク術

アポ取得にこだわる

一部の企業はテレアポにおいて、相手から断られた際に上手く返答する「切り返しトーク」に非常にこだわっています。しかしこのような切り返しトークを何度繰り返しても、会話はなかなか進みません。なぜなら、お客様は切り返しを求めているわけではなく、電話をいち早く終了したいと考えているためです。こうした心理状況があるにもかかわらず、度々切り返しをされても相手は不快に感じるだけです。代わりに、アポイント日程の打診など、アポ取得にこだわる方が効果的です。「ぜひ会って説明させていただきたいです、宜しくお願いします」と伝えることで、お客様の満足度や協力度が向上します。

通話時間は４分間

まず初めに、お客様からの断りの理由は心理的・論理的なものに分けることができます。心理的な理由では、ニーズが刺さらず何となく断ることが一般的です。論理的な理由では、数字や事情に基づくもので、「今は人員の数が足りているので人材サービスは不要です」といったものがあります。さらに、4分の間に挨拶・サービス説明・ヒアリング・アポ獲得をすることが理想的で、4分以上長く話すとアポ獲得率が下がるという分析結果も出ています。

上記の理由から「4分間の通話時間を重視すること」が極めて重要です。そして、その4分間で伝えるべきことは、理由・熱意・アポ日程です。まず、サービスを紹介したい理由をはっきりと伝えることが大切です。単なる表面的な言葉ではなく、ヒアリングなどを通して確固たる理由を示すことが重要です。同時に、「相手の課題を解決するお力添えをしたい」という熱意を相手に伝えるよう努めることも大切です。また、「都合はいかがですか？」と尋ねるのではなく、具体的な選択肢を提示しクローズドクエスチョン形式でアポ日程を取得するようにしましょう。

人材紹介業のテレアポの「カギ」

継続的にコンタクトを取る

人材紹介業のテレアポでは、継続的に接触できる状態を作ることが重要です。架電した際に需要がなくとも、その後退職者が出てしまった、派遣のスタッフが「もう来ない」と言い始めた、など急にニーズが発生する可能性があります。継続的にコンタクトを取ることのメリットは、困った時に思い出してもらい、お客様から声をかけてもらえるということです。

そのためには、まずお客様の記憶に残るアプローチを普段からする必要があります。そして継続的にコンタクトを取り続け、お客さんの状況を確認しながら、自社のサービスでは何ができるのか、なぜ私はあなたのお手伝いをしたいのか、ということを常に伝え困ったときに頼れる存在であるということを印象付けましょう。

「過去に人材サービスを利用したことがあるか」の把握

一般的に、「リプレイス営業」と呼ばれる手法が、過去に人材サービスを利用したことのある企業に対して成功率が高いと言われています。その理由は、採用活動を比較的低コストで行えるからです。そのため、電話営業のヒアリングの際などは、その企業が「過去もしくは現在人材サービスを利用したことがあるか」を把握しましょう。一部の状況では、採用を無料で行える機会もありますが、そのような機会を見つけるのは難しいです。そのため、企業は採用活動に予算を割くことで専門の支援を受けることがあります。

しかし、「ハローワークだけで十分です」という断りを受けることもあります。これは、ハローワークが無料であるからです。ただし、単に無料であるという理由だけで終わらせず、採用活動にお金をかけることの重要性を相手に理解してもらうアプローチを取る必要があります。

「過去に人材紹介会社と取引をしたことがあるか」の把握

また、相手が「過去に人材紹介会社と実際に取引をしたことがあるか」を確認することをおすすめします。以前の取引の経験があることで、お客様は人材紹介会社に対して警戒心を持たずに安心して取り合ってくれる可能性があります。ですので、取引実績があるかどうかをまず確認し、その情報を元にアプローチしてください。

現在、多くの企業が良い人材を求める一方で、人手不足の企業が少ないのが実情です。そのため、営業先に対して、「私は貴社のために〇〇といった価値を提供できます。〇〇に特化した優秀な人材をご紹介できます。」と断言して伝えることが重要です。適切なタイミングで積極的にアプローチし、チャンスを逃さないようにしましょう。

テレアポをサポートするコールシステム（CTI）・Comdesk Lead（コムデスク）

Comdesk Lead（コムデスク）には、テレアポのヒアリングスキル向上に役立つ多くの機能が搭載されています。具体的には、Comdesk Lead（コムデスク）に搭載されている音声解析AIを活用し、上記のような指標をもとにトーク内容を評価することでスキルアップを図ることができます。また、通話録音や文字起こし、要約機能など架電後の業務工数を大幅に削減できる機能も備わっています。

大きな特徴として携帯回線の利用が挙げられます。この特徴により、高音質の通話が可能となり、AIによる音声認識と解析の精度が向上して、正確なデータを取得し課題解決に活用できます。同時に、携帯キャリアのかけ放題プランを活用することで通話コストを定額化でき、080/090/070番号を使用することで電話営業の接続率や折り返し率も向上します。

まとめ

本記事では、テレアポに取り組む上で留意するべき5つのポイント、テレアポ成果を上げるためのトーク術や、人材紹介業のテレアポの「カギ」についてご紹介しました。

各段落で様々なノウハウについて説明しましたが、一般的なテレアポと人材紹介会社のテレアポに共通して言える重要な点は、お客様との継続的な関係を構築することです。一回きりの架電で終わるのではなく、相手の情報をしっかりと収集し、その後も継続的にコンタクトを取り続けることで、相手のニーズが発生した際に迅速にサポートすることが出来ます。こうしたノウハウを踏まえ、電話営業の戦略実行にお役立てください。

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この記事を書いた著者 林楽騏