ツール導入による効率化で「トーク内容に集中できる」電話営業を実現。

ツール導入による効率化で「トーク内容に集中できる」電話営業を実現。

ツール導入による効率化で「トーク内容に集中できる」電話営業を実現。
社員教育やマネジメントへの効果も導入が簡単で低コストなのが魅力。
電話営業の効率化だけでなく、社員教育やマネジメントにまでフル活用「社員の疲労軽減」を目的に導入。
使ってみてわかったCTIツールの想像以上の効果とは?

【不動産業界の活用事例】電話営業業務の効率化のために導入し、
教育やマネジメントにも活用

投資用ワンルームマンションの売買に特化し、不動産事業を営む株式会社東・仲。
電話営業活動にまつわる業務負担の軽減を目的に、ComDeskを導入いただいています。導入してみて分かった想定以上の効果や活用方法について、代表取締役の伊藤幸弘様にお話を伺いました。

 

導入の目的

  1. 社員の作業負担軽減
  2. 架電業務の効率化

 

導入の効果

  1. リスト・架電管理の効率化を実現。会話内容に集中できる環境へ
  2. 録音機能を元に社員を教育。新人の成長を加速できた
  3. 通話活動記録をマネジメントにも活用

社員の疲労を軽減するためにツールを使いたい!
決め手は導入にかかる費用・時間的コストの低さ

 

――CTIツールを導入した経緯を教えてください。

「電話営業業務を効率化して、社員の疲労を軽減したい」という思いでツール導入を検討。でもコストの高さに躊躇していました。

不動産業界の特性ですが電話営業がすごく多くて、弊社でも活発にやっていました。ただ、電話をたくさんかける行為そのものが大変というか、疲れるんですよね。リストから架電先を見つけて、ダイヤルして、話して、内容を記録して……。本当はもっと「お客様とのトーク内容」に集中したいのに、その周辺の業務に時間と気力を持っていかれてしまう。その疲労を軽減しようということで、CTIツールを検討しました。
当時はComDeskのことは知らず他社ツールをいくつか比較検討していたのですが、正直かなりコストがかかってしまう印象。費用面はもちろんですが、社内にサーバーを設置しなきゃだとかリストをツールに合わせて整理しなくてはとか、すごく手間がかかるんです。工数面のコストをかなり負担に感じていました。
導入にあたって必要になる対応の手間を考えると「まだ今は(ツール導入は)早いかな……」と、決定まで踏み切れなかったんです。

 

――CTIツールの中で、なぜComDeskをお選びいただけたのでしょうか?

導入の手間が少なく費用も約1/3程度で、これなら導入してみてもいいかと思える手軽さでした。

知人から紹介されてComDeskを知ったのですが、説明を聞いてみると、導入の工数もそこまでかからないし、サーバーも自前で用意する必要もなく、リストもすぐにほぼそのまま使えるということがわかりました。しかも月額費用は他社の1/3、初期費用にいたっては1/10程度と費用面もかなりお安い。これなら簡単に始められて良さそうだなと思えました。
例えば営業が100名以上いるような組織なら、どれだけコストがかかっても1人当たりで考えれば大きな負担ではありません。でも弊社の当時の営業メンバーは7,8名。それでも現実的に検討できるコスト負担で済むのは魅力でした。

 

――実際にComDeskを導入してみて、社員の皆様の電話業務の負担は軽減されていますか?

電話営業にまつわる細かい業務を効率化でき、無駄な通話や追客もれが失くなりました。

業務負担はかなり軽減されたと思います。通話の記録が自動で残るので記録の手間がなく、見込み顧客の情報共有もスムーズなので、リスト管理の煩雑さによる無駄な架電や追客もれがなくなりました。
もちろんツールの導入もスムーズで使いやすく、そのあたりも想定どおりでした。わからないところがあっても、サポートに電話すればすぐに対応してもらえます。唯一少し大変だったのが、見込み顧客のステータスを決めるルール作りでしょうか。どういうお客様なら見込みなのか、休眠なのか、それぞれの担当者が個別に判断していたので、価値観をすり合わせる作業が必要でしたね。ただ本当にそれくらいで、導入にあたっての障壁はほぼ感じませんでした。
電話営業にまつわる疲労を軽減でき、トークの中身に集中できる状況を作れていると思います。それどころか、想定以上の効果がありましたね。

 

教育やマネジメントにも使える、想像以上の効果

――社員の疲労軽減以外に感じているComDesk導入の効果を教えてください。

録音記録を元にした先輩からのフィードバックが、新人の成長スピードを上げています。

想像以上に良かった使い方の一つが「社員教育」です。
通話記録が残ることで、曖昧な指摘ではなく的確な指導ができるようになっています。架電へのフィードバックはもちろん元々やっていますが、喋るのに必死だった当事者は、後から言われても具体的にどう言ったか覚えてないことも多いです。でも実際の通話を聞き返しながら、「ここはこう返しているけど、こう言うこともできたよね」と、具体的に伝えていける。
結局トーク力って、どれだけ切り返しのバリエーションを持てるかです。お客様の状況や性格に合わせて取り出せる言葉を多く持っていることが大切。その点やはり経験が多い人が有利なのですが、具体的なフィードバックを重ねることで、上司の経験をちゃんと部下に共有できている実感があります。
これが思いのほか有効で、失注が減り、新人の成長速度もあがっていると思います。

 

――ほかに実感されているメリットはありますか?

活動履歴をマネジメントに活用することで、課題をスムーズに発見できるようになりました。

通話活動履歴をマネジメントに使えるというのも、導入してみて気づいたメリットです。
ツールを使っていると、一週間何件に電話できたのか、どれくらい通話に時間を使えているかなどのデータをリアルタイムで可視化できます。
例えばあまり成果が出ていない社員がいたとして、架電の数だけでなく、電話が繋がって通話できた率、通話時間などを細かく見ていくと、仕事の進め方のどこが課題になっているか特定できるんですよね。今まではふわっとした指摘と改善になってしまっていた部分が、より的確に効率的にできるようになったかなと思います。

 

「組織が拡大してもこのツールがあれば大丈夫」という安心感

――様々な場面でご活用いただけていますが、これからComDeskをこんな風に使っていきたいという展望などはありますか?

ComDeskがあれば、営業組織を拡大しても大丈夫という感覚を持てています。

当社は、業界未経験の方を採用して育てることが多いのですが、ComDeskを使うことで教育やマネジメントを効率化でき、「このまま100人くらいまで増えても全然大丈夫だな」という実感を得られています。組織を拡大させる上で、営業組織を支えるツールとして引き続きフル活用していきたいですね。
私は「(押し売りなどの)お客様の満足度の低い取引をなくしたい」という思いで不動産事業を営んでいますが、それを実現するためには社員の満足度を高めることが必要不可欠です。社員が疲弊していたら、「お客様に全力で貢献しよう」と思えなくなってきてしまいますから。社員がお客様のことを想って働けるように、こういうツールを使って環境を整えていこうと思っています。